TUGAS 3 REKAYASA KEBUTUHAN (A) - Elisitasi Kebutuhan SI Evaluasi Kegiatan Sekretariat ITS

Tugas kali ini melakukan elisitasi kebutuhan dari salah satu Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SPKL) dari aplikasi SI Evaluasi Kegiatan Sekretariat ITS (SIETS) yang dibuat oleh Insitut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya. Sistem Informasi ini merupakan sistem yang diwacanakan untuk memenuhi kebutuhan ITS akan penerimaan masukan dari berbagai kegiatan ITS yang bersifat daring akibat pandemi COVID-19 agar nantinya semasa transisi dari luring ke daring sistem dapat berjalan dengan lancar. Untuk SKPL-nya sendiri dapat dilihat di bawah ini:

Elisitasi

Elisitasi adalah teknik untuk memperoleh informasi melalui percakapan dengan sesorang dimana orang tersebut tidak sadar sedang digali informasi yang dimiliki. Proses elisitasi digunakan untuk menentukan kebutuhan suatu sistem dengan cara berkomunikasi dengan pengguna tentang perkembangan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Ada beberapa hal yang dapat dianalisis sebagai tahap penjajakan dalam membangun teknologi perangkat lunak ini seperti stakeholder, tujuan, dan kebutuhan perangkat lunak. Untuk lebih detail, berikut adalah langkah yang perlu diambil dalam proses elisitasi kebutuhan:

• Mengidentifikasi stakeholder
• Memberikan pertanyaan kepada stakeholder
• Menggali kebutuhan fungsional dan non-fungsional
• Menetapkan spesifikasi aplikasi

Stakeholder

• Sekretariat Institut Teknologi Sepuluh Nopember
• Memerlukan SI sebagai sarana pengelolaan masukan dan survei.


• Pegawai
• Memakai SI untuk mengelola kegiatan dan pelaksanaan survei.


• Pengguna
• Menggunakan SI untuk memasukkan saran dan evaluasi terhadap kegiatan.


• Pengembang aplikasi
• Mengembangkan SI sesuai kebutuhan dan spesifikasi yang telah disepakati.

Rincian Tim Pengembang

• Project Manager
• Product Owner
• UI/UX Designer
• Front-end Developer
• Back-end Developer
• Business Analyst

Daftar Pertanyaan

1. Bagaimana pengelolaan kegiatan di ITS saat ini khususnya di tengah pandemi COVID-19?
2. Sebelum pandemi, bagaimana ITS melakukan survei untuk mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan?
3. Apa langkah sementara yang ITS ambil kala beradaptasi dari luring menuju daring?
4. Kesulitan/masalah apa saja ketika melakukan evaluasi kegiatan saat sekarang?
5. Aplikasi seperti apa yang ITS butuhkan?
6. Apakah terdapat fitur tambahan lainnya yang ingin ditambahkan dalam aplikasi?

Rangkuman Jawaban

1. Pengelolaan kegiatan di ITS saat ini dilakukan berdasarkan kebutuhan masing-masing fakultas dan departemen. Namun, sebagian besar masih bergantung pada pembukuan manual menggunakan kertas oleh pegawai.
2. Sebelumnya, pelaksana kegiatan menyebarkan formulir kertas kepada peserta yang hadir di kegiatan tersebut. Lalu, pegawai akan merekap masukan dan evaluasi dari peserta yang akan dilaporkan ke atasan sebagai bahan pertimbangan.
3. Kami mencoba beradaptasi dengan mencoba menggunakan berbagai layanan survei daring, seperti Google Forms dan SurveyMonkey.
4. Meski sudah banyak diterapkan jajak pendapat dengan metode daring seperti yang sudah disebutkan tadi, proses pengumpulan data dan pembuatan laporan masih cukup sulit. Terlebih tidak ada koordinasi antara pelaksana kegiatan tentang bagaimana survei diadakan dan apa saja yang perlu dilaporkan, sehingga proses evaluasi masih cukup lambat.
5. Kami rasa sistem informasi ini memudahkan pengelolaan dan pelaporan kegiatan yang ada di ITS. Penyelarasan melalui sistem ini membuat rekap survei lebih mudah sehingga masukan dan evaluasi dari peserta kegiatan dapat cepat diproses. Harapannya, kualitas kegiatan yang dilaksanakan oleh sivitas akademika ITS dapat meningkat karena sistem evaluasi yang andal.
6. Sistem informasi harus dapat diakses dengan mudah, seperti peserta kegiatan dapat mengisi survei kapan saja dan di mana saja. Lalu, sistem harus aman, cepat, dan menarik untuk digunakan sehingga peserta juga mau mengisi surveinya.

Kebutuhan

• Fungsional
• Pegawai dapat melihat saran-saran yang telah ditampung oleh aplikasi.
• Pegawai dapat membuat survei baru dan juga menutup pengisian survei tersebut.
• Pegawai dapat mengunduh hasil survei yang telah diisi oleh sivitas akademika ITS.
• Pengguna dapat mengisi survei.
• Pengguna dapat melihat hasil survei evaluasi kegiatan.


• Non-fungsional
• Sistem dapat diakses di mana saja dan kapan saja.
• Sistem memiliki desain yang minimalis namun menarik dan memudahkan penggunanya.
• Sistem tidak berat ketika dijalankan.
• Sistem aman dari kebocoran data.
• Sistem mengeksekusi permintaan paling lama 8 detik.

Spesifikasi

• Server
1. Sistem operasi: Windows
2. Framework: Laravel
3. Bahasa Pemrograman: PHP
4. SQL Server: Microsoft SQL Server
5. DBMS: MySQL 


• Client
1. Sistem operasi: Windows, Linux, macOS, Android
2. Web Browser: Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge